El pasado 27 de febrero se fallaron los «Premios a la Calidad de la Justicia» que, desde hace once años ya, concede anualmente el Consejo General del Poder Judicial a los órganos judiciales y entidades u organismos relacionados con la Administración de Justicia que hayan destacado por sus actividades de mejora de la calidad del servicio público y por la satisfacción de las necesidades de los ciudadanos mediante buenas prácticas de gestión.
En la última edición la Secretaría de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia de Cataluña ha sido distinguida con el «Premio Justicia más eficaz» en la modalidad de órgano judicial, por su «Plan estratégico (2023-2025)», un proyecto que, de forma innovadora en el ámbito de la Administración de Justicia, persigue hacer efectivos toda una serie de objetivos estratégicos para avanzar en la mejora general de la Administración de Justicia de Cataluña
Hemos hablado con su máximo responsable, Joaquim Martínez Sánchez, secretario de gobierno del Tribunal Superior de Justicia de Cataluña, para que nos cuente en qué consiste este novedoso proyecto que, a modo de hoja de ruta, constituye un instrumento organizativo para orientar la actividad y actuación de los letrados y letradas de la Administración de Justicia destinados en Cataluña.
¿Cómo surge la idea de crear este Plan?
Durante las Jornadas de Secretarios de Gobierno de octubre de 2021 reflexionamos ampliamente sobre el rol directivo que debíamos tener los órganos superiores del Cuerpo de letrados y letradas de la Administración de Justicia. El secretario de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia de la Región de Murcia, Javier Parra, defendía la necesidad de aplicar la planificación estratégica a la gestión en la Administración de Justicia. Sus reflexiones me interesaron, y en conversaciones con él supe que su Tribunal Superior había aprobado un Plan Estratégico. Ya de vuelta a Cataluña plantee a mi equipo la idea de realizar el primer Plan Estratégico de una Secretaría de Gobierno, y la idea se convirtió en proyecto…
¿Quiénes han participado en su elaboración? y ¿cómo ha sido el procedimiento para elaborarlo?
La elaboración del Plan ha sido responsabilidad exclusiva del equipo directivo de la Secretaría de Gobierno, integrado por los secretarios Coordinadores Provinciales y el letrado adjunto a la Secretaría de Gobierno. Consideramos que el Plan afectaba a la actividad que nosotros pretendíamos desempeñar y no nos pareció oportuno ampliar el grupo de reflexión. Una vez elaborado, hemos visto que, si bien el Plan es de la Secretaría de Gobierno, proyecta sus efectos sobre los letrados y las letradas de Cataluña y por ello hemos solicitado su participación en diferentes grupos de trabajo encaminados a la ejecución de algunos de los objetivos operativos diseñados.
Inicialmente trabajamos con una consultora que nos ayudó a identificar los valores que pensábamos que nos definían y que queríamos incorporar al Plan. Realizamos un estudio de la debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades que nos ofrecía la actual coyuntura, para con ello definir cuales eran la Misión y la Visión.
Una vez identificadas Misión y Visión decidimos cuatro áreas sobre las que centrar nuestra actividad y una vez definidas esas áreas, fue relativamente sencillo ordenar nuestra actividad de futuro en base a los objetivos estratégicos vinculados a cada área.
¿Han recibido soporte institucional para su implementación? ¿Qué organismo o instituciones les han apoyado?
En primer lugar, quiero destacar el apoyo que recibimos para poder elaborarlo.
Una vez que mi idea inicial se convirtió en un proyecto del equipo directivo, fue fundamental el apoyo del Centre d’Estudis Jurídics i Formació Especialitzada, del Departament de Justícia, Drets i Memòria, para que idea se convirtiera en un proyecto viable.
El CEJFE, puso a nuestra disposición la ayuda de una consultora que, como he dicho antes, nos ayudó y mucho en la fase de definición del Plan y le dio una estructura, un orden.
Una vez aprobado el Plan, el Pleno de la Sala de Gobierno lo valoró muy positivamente y se comprometió a promover los valores y objetivos que en el mismo se contienen, en tanto que orientados a la modernización y mejora del funcionamiento de la Administración de Justicia y de la calidad del servicio público que demandan los ciudadanos.
En la misma línea, el Departament de Justícia Drets i Memòria comparte con nosotros muchos de los objetivos estratégicos que hemos definido. A título de ejemplo, nuestro Protocolo para la integración del Expediente Judicial Electrónico está alineado con el Proyecto Papel 0 de la Direcció General de Modernització de l’Administració de Justícia y nuestro objetivo de liderar el despliegue de DICIREG, encaja con el proyecto de reforzar las Oficinas Generales del Registro que ha elaborado la Secretaria per a l’Administració de Justícia.
La Secretaria General de la Administración de Justicia, Sofía Puente, también nos mostró su apoyo participando en la jornada de presentación del Plan que se llevó a cabo en Barcelona el pasado mes de marzo.
¿Qué papel ha jugado el Cuerpo de letrados y letradas de la Administración de Justicia en su elaboración? ¿Y en su puesta en práctica y cumplimiento? ¿Han requerido algún tipo de sensibilización o formación?
Como he dicho antes, los letrados y las letradas de la Administración de Justicia de Cataluña están participando en la puesta en práctica y cumplimiento de algunos de los objetivos estratégicos. Hemos creado un grupo de letrados y letradas que nos ayudará en el despliegue de los nuevos modelos organizativos. Después de su selección, han recibido formación en habilidades blandas que les permitan trabajar como agentes del cambio allí donde resulte necesario. Hemos constituido grupos de trabajo sobre diferentes materias como estadística judicial, oficinas de atención al ciudadano, despliegue de las Oficinas Generales del Registro, y esperamos que sus reflexiones nos ayuden a avanzar en cada uno de esos campos.
¿Cuáles son los valores sobre los que se sustenta el Plan y le dan sentido?
Como dice, los valores son lo que le da sentido al Plan; son la base de toda nuestra actuación.
El primer y principal valor es la Orientación a la Ciudadanía. No podemos olvidar que somos un servicio público y todo lo que hacemos tiene sentido en tanto que satisface alguna necesidad o inquietud de la ciudadanía. Creemos que el Trabajo en Equipo y la Coordinación nos permiten ampliar nuestro rango de acciones. Creemos que la base del éxito en una organización es la cooperación. En la nuestra, muy especialmente, la cooperación de los equipos rectores de las Oficinas Judiciales, los jueces y los letrados de la Administración de Justicia.
Pensamos que la Confiabilidad es el primer paso para que el resto de operadores jurídicos nos vean como un colaborador válido para avanzar en las mejoras que necesita nuestra organización.
En tiempos como los actuales, la innovación y una actitud que nos haga ser flexibles y adaptables a los cambios es imprescindible y por ello también los consideramos un valor necesario.
Finalmente, no creemos en visiones únicas, pensamos que la diversidad enriquece los equipos, aporta miradas diferentes y complementarias sobre un mismo tema.
El Plan Estratégico se articula en cuatro grandes bloques. ¿Cuál es la estructura del Plan?
El Plan tiene una parte introductoria donde explicamos la metodología que hemos utilizado en la elaboración, luego definimos la misión, la visión y los valores que dan sentido al Plan y finalmente entramos a desgranar en cuatro ejes programáticos, que es lo que pretendemos realizar durante la vigencia del Plan.
«Orientación a la ciudadanía», «Innovación, eficiencia y calidad del servicio público de Justicia», «Relaciones institucionales» y «Modernización de la estructura y funcionamiento de la Secretaría de Gobierno», son los cuatro ejes estratégicos de actuación sobre los que se configura el Plan. ¿Nos puede explicar brevemente que objetivos se persiguen en cada una de estas líneas de actuación?
En el primer eje concentramos objetivos estratégicos que tienen un impacto directo en el servicio que se presta a la ciudadanía. Oficinas de Atención más eficaces, mejoras en la atención telefónica y telemática, respeto a los derechos lingüísticos de los ciudadanos, un nuevo modelo de atención a las víctimas…
En el segundo eje se concentran todos los objetivos estratégicos que tienen que ver con la innovación tanto tecnológica como organizativa y en materia de formación.
En el tercer eje pretendemos ampliar nuestra capacidad de acción como Secretaría de Gobierno y ayudar a otras instituciones, desde nuestras responsabilidades y competencias, a ampliar la suya. Gracias a ello, hemos entrado en contacto y estamos colaborando con instituciones con las que no lo hacíamos. Quiero destacar la colaboración con las Facultades de Derecho de Cataluña. Con ella pretendemos dar visibilidad al Cuerpo de letrados y letradas de la Administración de Justicia, entre sus alumnos. Mostrarles que nuestra carrera puede ser una salida profesional plenamente válida y que, lamentablemente, ahora no tienen muy presente.
El cuarto y último eje está pensado en una clave más interna. Estamos repensando la organización y los procesos de trabajo internos de la Secretaría de Gobierno con la mirada puesta en mejorar nuestra eficacia y eficiencia.
Sobre cada uno de estos ejes se establecen una serie de «Objetivos estratégicos» que a su vez dan lugar a otra serie de «Objetivos operativos». ¿En qué consisten cada una de estas clases de objetivos?
Los objetivos estratégicos son aquellas metas que, de conseguirlas, nos acercarán a la ejecución del eje estratégico en el que se enmarcan. Mientras que los objetivos operativos son las acciones que creemos que debemos ejecutar para alcanzar esos objetivos estratégicos.
Por ejemplo, en el Eje de relaciones institucionales, definimos como estratégico reforzar las relaciones de colaboración con los representantes del Poder Judicial a todos los niveles de la organización. Para reforzar esas relaciones de colaboración, un medio es celebrar reuniones periódicas entre los Presidentes de Audiencia Provincial y los Secretarios Coordinadores Provinciales; y esto último es un objetivo operativo.
«Lo que no está definido, no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar» la frase se ha convertido en un mantra que se repite siempre que se habla de gestión eficaz. La primera parte parece que la tienen clara, ¿y la segunda? ¿Cómo van a realizar el seguimiento de los objetivos definidos en el Plan?
No puedo estar más de acuerdo con esa frase. Lo que no se puede medir, no se puede mejorar. Para ello hemos definido unos indicadores de dos tipos.
Hemos definido indicadores de actividad que darán prueba de si hemos llevado a cabo o no los objetivos operativos establecidos.
De otra parte, hemos definido indicadores de ejecución, con los que pretendemos medir el grado de éxito de nuestras acciones.
Desde que el Plan Estratégico vio la luz, realizamos reuniones periódicas para validar esos indicadores y nuestra intención es dar cuenta pública de todo ello en la Memoria Anual de la Secretaría de Gobierno que pretendemos elaborar.
La «orientación a la ciudadanía» impregna el Plan. Es uno de los valores que lo inspira y el eje principal sobre el que se articula el mismo. ¿Por qué es tan importante incidir en este aspecto? ¿Cree que hoy en día es una característica de la que adolece la Administración de justicia? Y su personal, ¿tiene claro su papel de «servidores públicos»?
La Justicia es y debe ser un servicio público. Cuando los ciudadanos acuden a nosotros deben sentirse cuidados y escuchados. Hoy hablamos de una Justicia atenta, y ponemos al ciudadano en el centro de nuestra actividad. La Justicia, no siempre tuvo esta sensibilidad. Hoy día creo que ya nadie discute este modo de proceder. Cada día más, los funcionarios se ven así mismo como servidores públicos y en ello ha tenido mucha importancia las campañas formativas que las diferentes Administraciones han llevado a cabo.
«Innovación» es probablemente otro de los conceptos clave de este Plan. Habitualmente, cuando se habla de innovación se asocia al uso de nuevas tecnologías, pero en su plan ponen de manifiesto que innovar no solo es eso. ¿Qué entiende el Plan por «Innovación»? ¿En qué áreas y cómo plantean esa innovación?
Nuestro Mundo está cambiando. El Real Decreto Ley 6/2023 (LA LEY 34493/2023) dibuja un escenario tecnológico muy distinto al que teníamos hace solo unos años.
Obviamente, cuando hablamos de innovación nos referimos a la tecnológica, pero también y no menos importante a la organizativa y a la formativa.
Los nuevos modelos organizativos llegarán y queremos estar preparados para liderarlos. Por ello también queremos innovación formativa. La formación es la palanca de cambio de las organizaciones, porque una organización no cambia si sus miembros no cambian. Y la formación favorece ese cambio. Los letrados y las letradas de la Administración de Justicia debemos tener una formación específica en habilidades directivas. Somos directores de las oficinas judiciales y esa responsabilidad requiere de una formación específica para desempeñarla con éxito.
Siempre se ha dicho que la falta de inversión es uno de los grandes males que aquejan a la Justicia. Sin embargo, en el segundo eje del Plan dedicado a la «Innovación, eficiencia y calidad del servicio público de Justicia» se recogen muchas medidas que no requieren una financiación específica. Aunque el dinero sea muy importante, ¿se pueden hacer cosas para mejorar este servicio público sin grandes inversiones?
Por definición, los recursos siempre son limitados.
Sin embargo, no toda mejora pasa por incrementar el gasto o por crear nuevos órganos. Tenemos la obligación de buscar la excelencia. Y estoy pensando en la excelencia como proceso en la búsqueda de los mejores resultados posibles con los recursos disponibles. Obviamente con más recursos todo es más sencillo, pero sin una buena organización y planificación el incremento de gasto no nos convierte en más eficientes.
El Plan se aprobó en noviembre de 2023. Después de los primeros meses de estar en vigor, ¿qué valoración hacen de su aplicación?
Estamos en una fase muy embrionaria de la ejecución del Plan, sin embargo el feedback que hemos recibido hasta ahora ha sido bueno.
Allá donde hemos presentado el Plan a los letrados y letradas de la Administración de Justicia la acogida ha sido buena y lo han valorado positivamente. Cuando hemos hecho oferta para integrarse en grupos de trabajo hemos conseguido su participación.
Desde que el Plan se presentó públicamente hemos iniciado la ejecución de diferentes objetivos estratégicos en atención a dos criterios. Objetivos de alto impacto en la organización y otros objetivos de menor impacto, pero con una ejecución más sencilla. A final de año, cuando hagamos la valoración anual tendremos una idea más real de su éxito.
Y, para terminar, ¿consideran que es una experiencia exportable a otros territorios? ¿Han tenido ya algún contacto en este sentido o lo van a buscar?
La elaboración de un Plan Estratégico no es sencilla y ocupa mucho tiempo, del que no siempre se dispone.
Sin embargo, consideramos que el esfuerzo vale la pena.
Hemos trasladado el Plan al Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes, así como al resto de Secretarías de Gobierno. Nos consta que son varias de ellas las que están valorando como adaptar esta experiencia que hemos llevado a cabo en Cataluña, a la realidad de su día a día.
Nuestro modelo de dirección y gestión, no necesariamente se debe replicar miméticamente.
Sin embargo, si que creemos que, sea cual sea el modelo que se siga, las Secretarías de Gobierno deben avanzar en el camino de convertirse en verdaderos órganos directivos del Cuerpo de letrados y letradas de la Administración de Justicia.
Sin duda ello repercutirá en la mejora del servicio que prestamos a la ciudadanía.