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El expediente judicial electrónico en Cataluña

El Protocolo 1/2024 de la Secretaría de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia de Cataluña

Luis González Jiménez

Letrado de la Administración de Justicia

Letrado adjunto a la Secretaría de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia de Cataluña

Diario LA LEY, Nº 10459, Sección Tribuna, 5 de Marzo de 2024, LA LEY

LA LEY 8158/2024

Normativa comentada
Ir a Norma Carta de Derechos Digitales
Ir a Norma Carta 16 Abr. 2002 (derechos de los ciudadanos ante la Justicia)
Ir a Norma LO 7/2021 de 26 May. (protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales)
Ir a Norma LO 3/2018 de 5 Dic. (Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales)
Ir a Norma LO 6/1985 de 1 Jul. (Poder Judicial)
  • LIBRO III. DEL RÉGIMEN DE LOS JUZGADOS Y TRIBUNALES
    • TÍTULO III. DE LAS ACTUACIONES JUDICIALES
  • LIBRO V. DE LOS LETRADOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA Y DE LA OFICINA JUDICIAL
    • TÍTULO II. Del cuerpo de los Letrados de la Administración de Justicia
      • CAPÍTULO II. De las funciones de los Letrados de la Administración de Justicia
  • LIBRO VI. DE LOS CUERPOS DE FUNCIONARIOS AL SERVICIO DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA Y DE OTRO PERSONAL
    • TÍTULO I. Disposiciones comunes
      • CAPÍTULO I. Del personal de los Cuerpos de Médicos Forenses, de Facultativos del Instituto Nacional de Toxicología y Ciencias Forenses, de Gestión Procesal y Administrativa, de Técnicos Especialistas del Instituto Nacional de Toxicología y Ciencias Forenses, de Tramitación Procesal y Administrativa y de Auxilio Procesal, de Ayudantes de Laboratorio y de otro personal al servicio de la Administración de Justicia
Ir a Norma L 18/2011 de 5 Jul. (uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia)
Ir a Norma L 1/2000 de 7 Ene. (Enjuiciamiento Civil)
Ir a Norma RD-ley 6/2023 de 19 Dic. (medidas urgentes para la ejecución del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia en materia de servicio público de justicia, función pública, régimen local y mecenazgo)
Ir a Norma R Asuntos Económicos 29 Abr. 2021 (publica el Acuerdo del Consejo de Ministros de 27 de abril de 2021, por el que aprueba el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia)
Jurisprudencia comentada
Ir a Jurisprudencia TC, Sala Primera, S 55/2015, 16 Mar. 2015 (Rec. 3222/2013)
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Resumen

El Protocolo 1/2024, de 29 de enero de la Secretaría de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia de Cataluña que establece criterios homogéneos para la integración del expediente judicial electrónico y que, entró en vigor el día 12 de febrero, constituye una norma imprescindible para la definitiva consolidación de la tramitación digital de los expedientes judiciales en dicha Comunidad. En la línea del Real Decreto Ley 6/2023, de 19 de diciembre por el que se aprueban medidas urgentes para la ejecución del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia en materia de servicio público de justicia, función pública, régimen local y mecenazgo, avanza en la digitalización e innovación de la Administración de Justicia en Cataluña a la vez que promueve la seguridad jurídica, la modernización y la eficiencia en la tramitación del expediente judicial aportando una visión más cercana y accesible a la ciudadanía, así como, más actual de un servicio público esencial como es el de la Justicia. Se configura como un instrumento en el que, por un lado, enumera el conjunto de destinatarios que constituye su ámbito de aplicación mientras que, por otro y en función de dicho ámbito, se estructura en tres partes claramente diferenciadas en las que se detallan todo tipo de cuestiones relacionadas con la integración digital del expediente judicial. Consideramos que se trata de una herramienta necesaria para conseguir la observancia de criterios homogéneos y homologados que aseguren una misma forma de actuar en el conjunto de unidades, oficinas y servicios comunes a los que va dirigido.

Portada

I. Introducción

La forma de documentar las actuaciones judiciales en soporte electrónico se encuentra reconocida, procesalmente, en los artículos 146 (LA LEY 58/2000) y 148 de la Ley de Enjuiciamiento Civil (LA LEY 58/2000) (en adelante, LEC) que, respectivamente, llevan por rúbrica «Documentación de las actuaciones» y «Formación, custodia y conservación de los autos» según la redacción dada por el Real Decreto Ley 6/2023, de 19 de diciembre (LA LEY 34493/2023) por el que se aprueban medidas urgentes para la ejecución del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia (LA LEY 9394/2021) en materia de servicio público de justicia, función pública, régimen local y mecenazgo.

En concreto, el art.146.3 establece que «Los tribunales podrán emplear medios técnicos de documentación y archivo de sus actuaciones y de los escritos y documentos que recibieren, con las garantías a que se refiere el apartado 1 del artículo 135 de esta Ley. También podrán emplear medios técnicos de seguimiento del estado de los procesos y de estadística relativa a éstos», mientras que el art.148 dice que «Los letrados de la Administración de Justicia responderán de la debida formación de los autos, dejando constancia de las resoluciones que dicten los tribunales, o ellos mismos cuando así lo autorice la ley. Igualmente responderán de la conservación y custodia de los mismos, salvo el tiempo en que estuvieren en poder del juez o magistrado ponente u otros magistrados integrantes del Tribunal. En los casos en que el órgano judicial cuente con expediente judicial electrónico, responderán de su debida formación, aplicando u ordenando la aplicación, dentro del ámbito de su competencia, de la normativa sobre archivo judicial electrónico».

La actividad de documentación supone dejar constancia en un documento, con independencia de su soporte (electrónico o papel), de las actuaciones acaecidas en el procedimiento con la finalidad de dotar de legalidad, certeza y seguridad jurídica al mismo tratándose de una función, cuya dirección corresponde en exclusiva al letrado de la Administración de Justicia que se deriva de su competencia como fedatario público que ejerce con plenitud y exclusividad, tal y como prevé el art. 5 del Reglamento Orgánico del Cuerpo de letradas y letrados de la Administración de Justicia (en adelante, ROCLAJ)

Como también expone el art. 230.2 LOPJ (LA LEY 1694/1985), los documentos emitidos por cualesquiera medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos puestos a disposición de los Juzgados y Tribunales, cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

La función de documentación, como se desprende de la normativa citada, es de naturaleza estrictamente procesal y exclusiva del letrado de la Administración de Justicia que ejerce en cada actuación procesal cuando legitima con la fe pública judicial la incorporación de cualquier acto procesal al procedimiento judicial y ello bajo los principios de autonomía e independencia que rigen su ejercicio. Como dice la STC 55/2015, de 16 de marzo (rec.3222/2013 (LA LEY 45450/2015)) «…Según se evidencia de lo expuesto, debe concluirse que la documentación de las actuaciones no constituye un requisito de validez de los actos procesales, sino la prueba auténtica que permite constatar la realidad material de lo actuado».

Como vemos, los actos de documentación del letrado de la Administración de Justicia están directamente relacionados con la fe pública judicial y a la indicada función se refiere tanto el art. 454.1 LOPJ (LA LEY 1694/1985) como el art. 6.a) ROCLAJ al indicar que los letrados de la Administración de Justicia son responsables de la función de documentación que les es propia, así como de la formación de los autos y expedientes, dejando constancia de las resoluciones que dicten los jueces y magistrados, o ellos mismos cuando así lo autorice la ley.

Estos preceptos se refieren a la plasmación por escrito, con independencia del soporte utilizado, de cuantas resoluciones judiciales (providencias, autos y sentencias) y procesales (diligencias o decretos) dicten los jueces y magistrados o el propio letrado o letrada de la Administración de Justicia, debiendo cuidar tanto de la correcta documentación de las mismas como, posteriormente, de su adecuada ejecución.

Por tanto, la formación de los autos y expedientes que conlleva necesariamente la de documentación de las actuaciones (art.146 LEC (LA LEY 58/2000)) supone la integración cronológica y ordenada del conjunto de actos procesales (desde resoluciones hasta documentos de parte, desde los diferentes medios de prueba y documentación de las actuaciones orales hasta la práctica de actos de comunicación con las partes y/o terceros) que forman parte de un procedimiento (art.148 LEC (LA LEY 58/2000)) y cuya garantía de seguridad jurídica se produce gracias al ejercicio de la fe pública judicial por parte del letrado de la Administración de Justicia (art.145 LEC (LA LEY 58/2000)).

Además, la formación de los autos es una función que, bajo la supervisión del letrado de la Administración de Justicia, o en su caso del Cuerpo de gestión procesal y administrativa, corresponde efectuar materialmente a los funcionarios del Cuerpo de tramitación procesal y administrativa conforme dispone el apartado c) del art. 477 LOPJ (LA LEY 1694/1985).

II. Antecedentes

Con esta normativa procesal y orgánica se ha venido desplegando en el ámbito territorial de Cataluña el sistema de gestión procesal denominado ejusticia.cat que permite la integración electrónica o digital del expediente judicial. La implantación de este sistema de gestión se ha extendido, desde su inicio, a los órdenes jurisdiccionales civil, social y contencioso-administrativo quedando el orden penal como el único que sigue utilizando el inicial sistema de gestión procesal Temis-2, actualmente, e-Temis.

El impulso inicial que permitió el despliegue de ejusticia.cat como sistema de gestión procesal digital en el ámbito territorial de Cataluña tiene su origen en la Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia (LA LEY 14138/2011) que ha constituido, hasta su derogación por el RDL 6/2023 de 19 de diciembre (LA LEY 34493/2023), la norma más importante para la integración digital del expediente judicial ya que establecía los criterios básicos que debían ser observados en la tramitación electrónica de los procedimientos judiciales, desarrollaba un verdadero marco tecnológico para el servicio público de Justicia y otorgaba a los órganos judiciales las «reglas del juego» tecnológicamente hablando.

Como antecedentes que han contribuido al impulso del expediente judicial electrónico en Cataluña debemos citar la Instrucción técnica 2/2014, de 25 de marzo de la Direcció General de Modernització de l’Administració de Justícia dirigida a los procuradores que establece los criterios para la presentación telemática de las demandas, así como, la Instrucción 3/2015 de la Secretaría de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia de Cataluña, que desplegó algunos aspectos definidos en la Ley 18/2011 (LA LEY 14138/2011) e incorporó un conjunto de criterios relacionados con la presentación telemática de demandas y escritos cuando su tramitación tuviera que efectuarse mediante el sistema de gestión procesal ejustícia.cat impulsando también el criterio relativo a la obligatoriedad de no imprimir o trasladar al soporte papel los escritos presentados por vía telemática.

Para acabar con esta evolución temporal debemos reseñar como norma más importante el Protocolo 1/2020, de 10 de febrero de la citada Secretaría de Gobierno que, en la línea de toda la normativa vigente hasta esa fecha, estableció un conjunto de criterios homogéneos con la finalidad de conseguir la integración del expediente judicial electrónico en todas las Oficinas o Juzgados que utilizaran el sistema de gestión procesal ejusticia.cat.

La aplicación del citado Protocolo ha permitido una adaptación progresiva de la tramitación de los procedimientos judiciales en formato papel al formato electrónico, la generalización en el uso por todos los integrantes de las Oficinas judiciales de los medios técnicos, informáticos y telemáticos puestos a su disposición para el desarrollo de su actividad y ejercicio de sus funciones, la utilización por todos los profesionales de la extranet informática o portal del profesional que les ha permitido la comunicación telemática con el conjunto de órganos judiciales que disponen de ejusticia.cat, así como, la posibilidad de practicar actos de comunicación electrónicos desde estas Oficinas, mediante el canal Noticat, con los profesionales, con el Ministerio Fiscal y con la mayoría de organismos, instituciones y Administraciones Públicas del territorio.

Con todo, y como se expone en el Protocolo 1/2024 de 29 de enero, los avances y mejoras informáticas que se han desarrollado durante estos últimos años, la generalización del expediente judicial electrónico como sustituto definitivo del expediente en formato papel, la necesidad de incorporar el contenido del RDL 6/2023 (LA LEY 34493/2023) y dichos cambios tecnológicos, así como, la aspiración de intentar conseguir que en la mayoría de oficinas se trabaje con el objetivo de papel 0, se ha considerado conveniente elaborar una nueva norma que resulta de aplicación obligatoria en todas las oficinas, servicios comunes, unidades procesales y órganos judiciales que disponen del sistema de gestión procesal ejusticia.cat.

III. El Protocolo 1/2024 de 29 de enero

El Real Decreto Ley 6/2023, de 19 de diciembre (LA LEY 34493/2023) por el que se aprueban medidas urgentes para la ejecución del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia (LA LEY 9394/2021) en materia de servicio público de justicia, función pública, régimen local y mecenazgo pretende, en el ámbito telemático, delimitar y potenciar el entorno digital con el propósito de favorecer una más eficiente potestad jurisdiccional.

Según su exposición de motivos se presenta como una herramienta normativa completa, útil, transversal y con la capacidad suficiente para dotar a la Administración de Justicia de un marco legal, coherente y lógico en el que la relación digital se descubra como una relación ordinaria y habitual, siendo la tutela judicial efectiva en cualquier caso la prioridad absoluta.

Además, se define como un instrumento que promueve y facilita la intervención telemática de la ciudadanía en las actuaciones judiciales al reconocerle el derecho a un servicio personalizado de acceso a procedimientos, informaciones y servicios accesibles simplificando su relación con la Administración de Justicia. A tal efecto, para su regulación, se han tenido en cuenta tanto la Carta de Derechos Digitales (LA LEY 16317/2021) como la Carta de Derechos de los Ciudadanos ante la Justicia (LA LEY 21476/2002).

En definitiva, esta norma potencia la tramitación tecnológica del expediente judicial electrónico como herramienta central para comprender la Justicia digital de los próximos años con un cambio de paradigma al pasar de la orientación al documento a la orientación al dato, así como, con la previsión por la incorporación de nuevas tecnologías como la Inteligencia Artificial.

De conformidad con los antecedentes citados, y teniendo como norma de referencia al RDL 6/2023 (LA LEY 34493/2023), la Secretaría de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia de Cataluña ha publicado el Protocolo 1/2024, de 29 de enero que tiene por objeto, según su título, establecer criterios homogéneos para la integración del expediente judicial electrónico además de definir los criterios de actuación aplicables en la presentación electrónica de demandas, escritos, documentos y otros medios, en las comunicaciones y notificaciones electrónicas, así como, en las actuaciones judiciales y servicios no presenciales.

Su ámbito de aplicación se extiende a un conjunto de destinatarios que van desde el colectivo de letradas y letrados de la Administración de Justicia, funcionarios y funcionarias de los Cuerpos Generales al servicio de la Administración de Justicia hasta los profesionales que actúan en este ámbito, oficinas judiciales y fiscales, ciudadanía y personas jurídicas, así como, cualquier persona o entidad que tenga la obligación legal o reglamentaria de comunicarse con la Administración de Justicia de forma telemática.

Su contenido que, se aplicará a todos los procedimientos judiciales que a su entrada en vigor (12 de febrero) se inicien o se encuentren en trámite en ejusticia.cat, así como, a aquellos que se reinicien con posterioridad, se divide en cuatro partes según el esquema siguiente:

  • Protocolo de actuación relativo a la homologación de prácticas o normas de actuación para la integración del expediente judicial electrónico con 12 apartados.
  • Anexo I relativo a los criterios de actuación aplicables en la presentación telemática de demandas, escritos, documentos y otros medios, en las comunicaciones y notificaciones electrónicas, así como, en las actuaciones judiciales y servicios no presenciales con 4 apartados.
  • Anexo II relativo a determinadas buenas prácticas que deben ser observadas en la integración del expediente judicial electrónico con 3 apartados.
  • Anexo III o glosario de conceptos básicos relacionados con la tramitación electrónica del expediente judicial que está compuesto de 21 definiciones.

Su estructura resulta muy clarificadora ya que permite, dependiendo de quién sea el destinatario, conocer y acceder directamente al ámbito de aplicación de la norma y su publicación además supone el cumplimiento del objetivo operativo 1.10.3 que se encuentra incorporado al objetivo estratégico 1.10 denominado «Impulsar el acceso de la ciudadanía, de los profesionales y de las instituciones al expediente judicial electrónico, vía Sede Judicial Electrónica» que está integrado en el eje estratégico «Orientación a la ciudadanía» del Plan Estratégico elaborado por la Secretaría de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia de Cataluña para el período 2023-2025 y que fue publicado el 27 de noviembre de 2023.

Como notas más destacadas de cada parte podemos citar:

  • 1. Protocolo de actuación:
    • 1.1. Determina los criterios de prelación que deben ser observados en la integración de las resoluciones, actuaciones y documentos incorporados al expediente judicial electrónico.
    • 1.2. Establece como norma general la tramitación exclusivamente electrónica del expediente judicial prohibiendo la impresión o expedición de documentos en formato papel, a salvo los supuestos excepcionales que se prevén definiendo al expediente judicial electrónico como el único expediente válido.
    • 1.3. En atención a la competencia exclusiva del letrado o letrada de la Administración de Justicia en materia de documentación de las actuaciones y formación de los autos, se exonera de cualquier responsabilidad por el indebido acceso a datos personales si el traslado al soporte papel de la documentación o resoluciones contenidas en el expediente digital se hiciera por cualquier integrante de la oficina sin la autorización del letrado o letrada de la oficina.
    • 1.4. Se regula la autenticación de la documentación recibida en soporte papel que debe ser digitalizada con la fe pública del letrado o letrada de la Administración de Justicia mediante la diligencia inicial de incoación del procedimiento judicial.
    • 1.5. Se homologan criterios de actuación y se especifica la unidad u oficina responsable para la digitalización de la documentación aportada en soporte papel cuando se presente por la parte que no estuviera obligada a relacionarse electrónicamente con la Administración de Justicia.
    • 1.6. Se establecen normas que regulan la interrelación entre el Decanato o Servicio Común Procesal General y los Juzgados o unidades procesales desde la presentación de la demanda, su reparto y, en su caso, devolución a su origen, así como, en la incoación y actuaciones siguientes prohibiendo la impresión de las demandas telemáticas y documentos adjuntos.
    • 1.7. Establece criterios homogéneos para la digitalización de la documentación recibida en soporte papel como exhortos, oficios, mandamientos o de aquélla que se aporte en el acto de la vista o juicio oral fijando asimismo criterios para su correcta identificación.
    • 1.8. Se especifica como criterio general, una vez practicada la digitalización de la documentación recibida en soporte papel, la devolución inmediata a la parte o tercero que la hubiera presentado dejando constancia expresa de su retorno, a salvo resolución judicial o procesal en contrario; y en todo caso, a la finalización del procedimiento por resolución judicial o procesal definitiva y firme.
    • 1.9. En cumplimiento de lo dispuesto en los arts. 24 (LA LEY 58/2000) y 25 LEC (LA LEY 58/2000) y 74 a 77 RDL 6/2023 (LA LEY 34493/2023) establece la obligación de utilizar el REAJ o Registro electrónico de apoderamientos judiciales para inscribir los apoderamientos apud acta otorgados de forma presencial en cualquier oficina judicial.
    • 1.10. Regula el modo de integrar o de incorporar a las actuaciones procesales aquella documentación o material que no pueda digitalizarse por sus características estableciendo la necesidad de abrir una carpeta legajo como mero soporte del expediente judicial electrónico y, en su caso, su traslado al archivo judicial de gestión de la oficina para su depósito como parte integrante del citado expediente electrónico.
    • 1.11. Se fijan criterios homogéneos en los casos de inhibición o elevación del expediente judicial electrónico a la oficina competente o a la instancia superior.
    • 1.12. En todo su contenido, se traslada la necesidad de cumplir con la normativa sobre protección de datos de carácter personal especificando la obligación de suprimir todos los datos personales que excedieran del ámbito de la información solicitada.
  • 2. Anexo I:
    • 2.1. Regula de manera cronológica el modo y los requisitos técnicos que deben ser observados por los profesionales en la presentación telemática de demandas, documentos y escritos de trámite para dar cumplimiento a lo dispuesto en el art. 273 LEC. (LA LEY 58/2000)
    • 2.2. En la línea anterior, y para los casos en los que no fuera preceptiva la asistencia o representación por los profesionales de la justicia, establece los criterios que deben observar las personas físicas y jurídicas en la presentación de demandas, documentos y escritos de trámite mediante la sede judicial electrónica.
    • 2.3. Establece los criterios a cumplir en las comunicaciones electrónicas dependiendo del canal utilizado: Lexnet para procuradores (hasta que sea sustituido por Noticat), sede judicial electrónica para las personas físicas y jurídicas y Noticat para la Fiscalía y el resto de profesionales y entidades jurídicas.
    • 2.4. Como novedad, se mencionan las actuaciones judiciales y actos y servicios no presenciales remitiéndose a los artículos 59 a (LA LEY 34493/2023)65 del RDL 6/2023 (LA LEY 34493/2023).
  • 3. Anexo II:
    • 3.1. Especifica los criterios que deben observar las oficinas judiciales en la nomenclatura de las actuaciones procesales que se incorporen al sistema de gestión procesal ejusticia.cat prohibiendo el uso del texto libre.
    • 3.2. Marca los criterios en relación a la fecha de las resoluciones judiciales y procesales que deberán responder a un estricto orden cronológico.
    • 3.3. Detalla un conjunto de aplicaciones informáticas que resultan de observancia para todas las oficinas y unidades procesales; desde los criterios en la tramitación de los exhortos telemáticos pasando por la presentación telemática de documentos registrales hasta la consulta y designa en formato digital de los peritos judiciales.
    • 3.4. A título informativo para todos los usuarios y profesionales, relaciona una serie de herramientas de apoyo a la digitalización, tratamiento y consulta de la documentación digital que están relacionadas con el sistema de gestión procesal ejusticia.cat.
  • 4. Anexo III:

    Se configura como un glosario de conceptos básicos o definiciones que tienen por finalidad facilitar a todos sus destinatarios un conocimiento aproximado de determinados términos que se encuentran estrechamente relacionados con la tramitación digital o electrónica del expediente judicial.

    Todas las definiciones que se incluyen se encuentran relacionadas en el RDL 6/2023 (LA LEY 34493/2023) y se incorporan porque, en su mayoría, aparecen en el texto del Protocolo. Conceptos como expediente judicial electrónico, interoperabilidad, documento judicial electrónico, identificación y firma electrónica, copia auténtica y copia anonimizada, actuaciones automatizadas, proactivas y asistidas, código seguro de verificación, archivo judicial electrónico, índice y registro judicial electrónico, protección de datos de carácter personal y confidencialidad, sede judicial electrónica, trazabilidad…son propios y exclusivos de la tramitación electrónica de los procedimientos judiciales y que, como no podía ser de otra manera, no se encontraban ni contemplados cuando la tramitación se realizaba en soporte papel.

IV. Conclusiones

Si bien es cierto que conseguir que el papel 0 sea una realidad en el conjunto de las oficinas judiciales resulta una aspiración para cualquier Administración con competencias en materia de Justicia, no es menos cierto, que esta meta sólo podrá conseguirse cuando exista una interoperabilidad completa entre todos los sistemas de gestión procesal existentes, así como, con el resto de intervinientes, operadores profesionales e instituciones con las que, en el día a día, se relaciona la Administración de Justicia. En este sentido, el RDL 6/2023 (LA LEY 34493/2023) define la interoperabilidad como la capacidad de los sistemas de información, y por ende de los procedimientos a los que éstos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ellos.

En materia de interoperabilidad, el RDL 6/2023 (LA LEY 34493/2023) constituye el instrumento definitivo para su reconocimiento y realización. A tal efecto, su Disposición Adicional Primera establece que en el plazo de cinco años desde la entrada en vigor del libro primero del presente real decreto-ley, las administraciones públicas con competencias en medios materiales y personales de la Administración de Justicia garantizarán la interoperabilidad entre los sistemas al servicio de la Administración de Justicia, de acuerdo con lo previsto en el presente real decreto-ley, en sus desarrollos reglamentarios y en las especificaciones establecidas por el Comité Técnico Estatal de Administración Judicial Electrónica en el marco institucional de cooperación en materia de administración electrónica.

Por ello, a nuestro criterio, el Protocolo 1/2024 de la Secretaría de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia de Cataluña relativo al expediente judicial electrónico constituye un instrumento normativo imprescindible para la definitiva consolidación de la tramitación digital de los expedientes judiciales.

Además, con la evolución de la tecnología, y particularmente, con el futuro desarrollo de la inteligencia artificial en el ámbito de la Administración de Justicia consideramos que se configura como una herramienta de trabajo flexible, que se encuentra adaptada al modelo de eficiencia digital vigente y que pretende, sobre todo, ser útil al conjunto de sus destinatarios.

Como aspectos más positivos, podemos citar:

  • 1. La definición de un marco normativo específico aplicable al conjunto de destinatarios que integran su ámbito de aplicación.
  • 2. En la línea del RDL 6/2023 (LA LEY 34493/2023), establece como única opción la tramitación exclusivamente electrónica del expediente judicial (a salvo determinados supuestos excepcionales en los que se permite el formato híbrido) de modo que éste es el único expediente válido.
  • 3. La obligación que recae sobre todo el personal integrante de las oficinas judiciales de tramitar el expediente judicial en los términos del Protocolo, así como, de integrarlo según los criterios que se contienen en el mismo.
  • 4. Se potencia la digitalización de toda la documentación recibida en soporte papel, y en el modelo de oficina judicial, se incorpora al Servicio Común Procesal General a esta función al objeto de agilizar la intervención de las Unidades Procesales de apoyo directo. Sobre esta materia, se incentiva la interrelación telemática entre las diferentes unidades u oficinas ya sea al inicio del procedimiento con el registro y reparto, ya sea durante su tramitación en los supuestos de inhibición o a su finalización en los casos de elevación del correspondiente recurso de apelación.
  • 5. Se promueve y potencia la protección de los datos de naturaleza personal que se incorporen al expediente judicial electrónico regulando la supresión de aquellos datos que excedan del ámbito de la información solicitada, así como, ordenando su destrucción en los casos que procedan con estricta observancia de su normativa (arts.236 bis (LA LEY 1694/1985) a 236 decies LOPJ (LA LEY 1694/1985), el artículo 2.4 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre (LA LEY 19303/2018) y el artículo 2.2 de la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo (LA LEY 11831/2021) en materia de protección de datos personales en el ámbito de la Administración de Justicia).
  • 6. Hasta que se permita su automatización, agiliza y facilita el ejercicio de la fe pública judicial de todas las letradas y letrados de la Administración de Justicia con la diligencia de autenticación de la documentación digitalizada que se debe extender con la incoación de cada procedimiento.
  • 7. Promueve la automatización de determinadas actuaciones procesales como los hitos del asunto, el cómputo de las demandas incoadas o pendientes de incoar para facilitar la estadística trimestral o la generación de avisos a los profesionales para trasladar la información del órgano u oficina competente en su tramitación.
  • 8. Establece como norma la devolución inmediata de la documentación digitalizada a su titular a no ser que se hubiera dictado en el procedimiento alguna resolución judicial o procesal que ordene su conservación y, en todo caso como muy tarde, a la finalización del mismo por resolución definitiva y firme.
  • 9. Regula como soporte del expediente digital la denominada «carpeta legajo» que integrará toda aquella documentación recibida en soporte papel que de manera excepcional y por razones de interés histórico, protección del patrimonio o razones de imposibilidad de digitalización deba ser conservada por la oficina judicial estableciendo la obligación, a los efectos de su remisión al archivo de gestión, de que dicha carpeta únicamente se encuentre integrada por esta documentación que no puede ser digitalizada prohibiendo la incorporación de cualquier otro contenido que no reúna estos requisitos.
  • 10. Por último, en los anexos I y II regula de forma muy detallada la metodología que deben observar los profesionales, las personas físicas y las personas jurídicas en la presentación de demandas y escritos, así como, la sistemática a seguir en las comunicaciones y notificaciones electrónicas y en la integración del expediente judicial electrónico y su interoperabilidad con otras aplicaciones informáticas.

En definitiva, se considera que el tratamiento y la regulación que se hace en el Protocolo 1/2024 de la Secretaría de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia de Cataluña del modelo de tramitación digital del expediente judicial resulta adecuado y coherente tanto con el conjunto de medidas de eficiencia digital recogidas en el RDL 6/2023 (LA LEY 34493/2023) como con el sistema de gestión procesal ejusticia.cat implantado en la casi totalidad de órdenes jurisdiccionales que ha permitido, particularmente, en el período de duración de la pandemia no sólo que la mayoría del personal y de los profesionales pudieran prestar sus servicios mediante la modalidad del teletrabajo como que además, la mayoría de sus trámites, pudieran efectuarse de forma telemática con la reducción del coste de papel y la agilidad en las comunicaciones electrónicas que ello supuso.

Además, y en el ejercicio de las competencias que el art. 16 ROCLAJ atribuye a los Secretarios de Gobierno, se garantiza que en la tramitación electrónica de los procedimientos judiciales se observen criterios homogéneos y homologados que aseguran una misma forma de actuar en el conjunto de oficinas, unidades y servicios comunes del territorio.

Por tanto, podemos decir que en la línea del RDL 6/2023 (LA LEY 34493/2023), el Protocolo 1/2024 avanza en la digitalización e innovación de la Administración de Justicia en Cataluña a la vez que promueve la seguridad jurídica, la modernización y la eficiencia en la tramitación del expediente judicial y aporta una visión más cercana y accesible a la ciudadanía, así como, más actual de un servicio público esencial como es el de la Justicia.

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