Fernando Cameo.— Trabajadores, particulares, proveedores, etc., ya tiene a su disposición el «Canal Ético» del Consejo General de la Abogacía Española que tras la publicación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (LA LEY 1840/2023), ha pasado a ser obligatorio para entidades del sector público y entidades del sector privado que empleen a más de 50 trabajadores.
Victoria Ortega, presidenta del Consejo General de la Abogacía Española, nos cuenta en esta entrevista cómo ha sido el proceso de implantación y difusión del «Canal de denuncias internas» que ya está disponible en la web de Abogacía Española.
La presidenta comenta también cuales son los beneficios de contar con esta herramienta, más allá de cumplir con la obligación normativa.
El canal de denuncias puede ser de gestión interna o externa. ¿Qué opción han elegido y por qué?
Hemos elegido la opción del establecimiento de un canal de denuncias de gestión interna. Los motivos son variados, pero destacaría los siguientes: en primer lugar, de esta forma se ofrece una mayor transparencia al permitir que los empleados informen con garantías de seguridad. Además. fomentamos una cultura de responsabilidad.
Más allá del necesario cumplimiento de la Ley, ¿qué beneficios creen que aporta a las organizaciones la implementación de un canal de denuncias?
Con carácter general, entendemos que los canales de denuncias predisponen a los empleados a informar de posibles irregularidades, lo que promueve la ética y las buenas prácticas en el ámbito corporativo. Constituyen una herramienta clave para desalentar cualquier mala praxis, y facilitan que pueda hacerse desde la confidencialidad y de forma sencilla para todos. Será un avance colectivo.
¿Quién es el responsable del canal de denuncias en su organización?
La tarea es de la máxima importancia y por eso hemos designado al secretario general técnico de la institución, que es el técnico de mayor rango del Consejo.
Casi tan importante como la existencia del canal, es su publicidad y la definición de su uso. ¿Cómo han solucionado estos aspectos en su organización?
Se ha realizado de forma organizada y en atención a los destinatarios finales: el Pleno del CGAE, en su sesión del pasado mes de junio aprobó la Política del Canal de Denuncias, basada en los principios de confidencialidad, anonimato, celeridad, protección de datos de carácter personal, presunción de inocencia, independencia y autonomía, etc, así como el Procedimiento de gestión interna de información. A continuación, se procedió a efectuar una comunicación formal a todos los empleados/as por parte del Secretario General. En esos términos fue puesto de manifiesto a sus representantes legales designados.
¿Qué requisitos debe cumplir una herramienta para cumplir eficazmente todas las exigencias que recoge la Ley 2/2023?
Son requisitos que se han tenido muy en cuenta a la hora de proceder a analizar las condiciones para la prestación de un servicio que pueda gestionar un canal de denuncias: debe quedar garantizada su independencia, la confidencialidad, la protección de datos y el secreto de las comunicaciones; debe permitir en todo caso la presentación y posterior tramitación de comunicaciones anónimas, así como garantizar comunicaciones verbales, telefónicamente, mediante sistemas de mensajería de voz, y sobre todo que puedan documentarse, ya sea a través de una grabación de la conversación en formato seguro, o a través de una transcripción completa, según los casos.
¿Cuál era el aspecto que más les preocupaba a la hora de elegir una herramienta para cumplir con la obligación de implementar un canal de denuncias?
La forma de garantizar la confidencialidad, la preservación de la identidad del informante y de las personas afectadas; así como que constituya un sistema de gestión independiente, que permita un trato diligente de la información en relación con los plazos y las comunicaciones establecidas en la norma.
¿Es la privacidad el gran reto de una organización al implantar el canal de denuncia?
Efectivamente, es un tema muy importante. El Consejo como responsable de los datos de carácter personal tratados en el sistema interno de información, o a través de cualquiera de sus canales, ha establecido una metodología donde quedan garantizadas la debida aplicación del régimen de tratamiento de datos de carácter personal, así como la minimización de los datos, y las correspondientes políticas de supresión de aquellos.
La trazabilidad y el registro de las actuaciones que se lleven a cabo son piezas importantes en cualquier acción de compliance a la hora de demostrar que la organización ha actuado con toda la diligencia posible. ¿Son también requisitos importantes a tener en cuenta a la hora de implantar el canal de denuncias?
Por supuesto, en relación con los plazos el Consejo deberá velar por que se acuse recibo de las comunicaciones en un plazo máximo de siete días. El plazo para finalizar las actuaciones de instrucción y dar respuesta al informante, en su caso, no podrá ser superior a tres meses desde la entrada en registro de la información. Asimismo, se ha de poder conocer en todo momento el estado de situación de las actuaciones realizadas.
¿Qué les ha hecho decidirse por Complylaw Canal Ético como herramienta para gestionar el canal de denuncias de su organización?
Diferentes motivos: el primero y más importante es que garantiza la confidencialidad y anonimato de los usuarios que presenten las denuncias. Igual de relevante es la profesionalidad, los plazos de implantación del sistema y las garantías y condiciones de acceso. Por último, el coste de Complylaw Canal Ético es razonable.